Houd zelf het heft in handen met een bedrijfsdashboard

Houd zelf het heft in handen met een bedrijfsdashboard
maandag 20 september 2021

Aan data geen gebrek in de meeste organisaties! Een bekend gezegde is dat ‘overdaad schaadt’ en dat geldt ook voor een overdaad aan data. Het schept verwarring en leidt daarmee tot waardevermindering van, waarschijnlijk, relevante data. Het niet benutten van die data is een gemiste kans!

Stel een bedrijfsdashboard op en maak gebruik van de data om de organisatie te monitoren, te beoordelen en te sturen. Cruciaal daarbij is het onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Teveel details leiden af van de hoofdzaak. Consensus bereiken over wat de hoofdzaak is kan overigens een hele kluif blijken.

Bedrijfsdashboard
Een dashboard kan uitkomst bieden om de focus te leggen op de hoofdzaken. De indicatoren moeten dan duidelijk zijn, eenduidig gedefinieerd en gelimiteerd in aantal. Meer dan 5 (hoofd)indicatoren is niet aan te raden. Ook daar loert direct het gevaar van overdaad.
Een bedrijfsdashboard gaat verder dan de maandelijkse resultatenrekening. Met cijfers uit het verleden kan een organisatie niet gestuurd worden. Het resultaat van een actie wordt dan pas na verloop van tijd zichtbaar in het resultaat. De wens is toch vaak om de zichtbaarheid van acties te versnellen en ‘korter op de bal te spelen’.

Maatwerk
Het bouwen van een bedrijfsdashboard is altijd maatwerk. Wellicht komt dat over als cliché. Het is toch echt belangrijk om vooraf na te denken wat bepalend is voor het resultaat van jouw organisatie. De procesflow van verwerven van opdrachten, verwerken van opdrachten en realiseren van opdrachten vormt in het algemeen een goed uitgangspunt. Let hier ook weer op het detailniveau. De verleiding is groot om snel in de (voor jou relevante) details te duiken. Doe dit niet bij de start. Behoud het totaaloverzicht.
Welke relevante en bepalende processen vinden plaats in het bedrijf? Ligt de nadruk op kwaliteit? Dan zal een van de vijf indicatoren gerelateerd zijn aan kwaliteit. Als leverbetrouwbaarheid cruciaal is, zal dat er een van de vijf zijn. De indicatoren zullen in overeenstemming moeten zijn met de strategie. Die doelen zijn immers gesteld om de continuïteit te waarborgen. ‘Need to know in plaats van nice to know’!

Een voorbeeld
Een bedrijfsdashboard voor een maakbedrijf dat bijvoorbeeld in de metaal actief is, zal andere indicatoren hanteren dan een callcenter. Een maakbedrijf heeft doorgaans te maken met de klanten die op order bestellen en dat zal georganiseerd en beheerst moeten gebeuren. Wat zien we in dergelijke bedrijven als indicatoren? Vaak zijn de volgende vijf indicatoren zichtbaar in een bedrijfsdashboard:

1.Intake, instroom (nieuwe) opdrachten
2.Onderhanden werk versus beschikbare capaciteit
3.Leverbetrouwbaarheid
4.Klachten, faalkosten
5.Toegevoegde waarde per medewerker of kostenbeheersing (t.o.v. budget)

Het venijn zit in de gehanteerde definities. Wat voor het ene bedrijf leverbetrouwbaar is, geldt lang niet voor andere bedrijven. Zoals eerder gesteld is het maatwerk. Dat start met het definiëren van de indicatoren.

Het lijkt op het eerste gezicht eenvoudig om met alle data die voorhanden is een stagiaire aan de slag te laten gaan met het dashboard. In excel of Power BI is relatief snel een mooi visueel dashboard te bouwen. Echter zijn de definitie en architectuur bepalend voor de betrouwbaarheid van de indicatoren en de continuïteit op termijn. Snel een mooi overzicht creëren is met de hedendaagse technieken niet meer zo lastig.

Een werkbaar en praktisch te gebruiken tool bouwen dat bijdraagt aan de strategische doelen is een moeilijkere opdracht. Het vraagt aandacht, nauwkeurigheid en tijd. Echter anno 2021 (en met alle ingrediënten beschikbaar) een onmisbaar instrument!

Geduld is een schone zaak (en wordt beloond)
De tijd die hiervoor nodig is zal goede gemanaged moeten worden. We leven immers in een tijd dat de verwachting is dat je koffie van een echte barista krijgt in doorlooptijd van een kopje oploskoffie.
Dat betekent vooraf met elkaar een duidelijk plan maken en daaraan vasthouden. Daar ligt de sleutel tot succes!

Omwille van richting en motivatie is het van belang om een ‘stip op de horizon’ te zetten. Daarbij kan een business data opportunity scan helpen. Op basis van beschikbare data wordt dan het verbeterpotentieel concreet geïdentificeerd en gekwantificeerd.

Tot slot
Iedere organisatie heeft in min of mindere mate een cijfermatige ondersteuning. Een echt werkbaar en strategisch bruikbaar instrument geeft de organisatie een echte meerwaarde. Dat lukt niet altijd met eigen middelen. Impact by Data ondersteunt organisaties om data in te zetten voor het continu verbeteren van haar processen. Daar hoort het bedrijfsdashboard zeker bij! Interesse in een vrijblijvend gesprek over wat Impact by Data kan betekenen voor jouw organisatie, mail dan info@impactbydata.nl of kijk op de website www.impactbydata.nl