Data en de lerende organisatie

Data en de lerende organisatie
maandag 29 maart 2021

De rol van data bij een lerende organisatie

Veel hedendaagse bedrijven hebben de wens en ambitie om een lerende organisatie te zijn. Vaak beschreven als strategisch doel waarin opleiding centraal staat. De manier waarop opgeleid wordt en welke systemen of hulpmiddelen ingezet worden, lijken randvoorwaarden voor het slagen ervan.
Het tegendeel is waar. Het gaat juist over de mate waarin we van elkaar willen leren. Het vraagt om regelmatige reflectie en continu verbeteren. Hierin speelt data die in organisaties beschikbaar is een cruciale rol. De kennis zit grotendeels in het eigen bedrijf en wordt niet altijd voldoende benut.

De lerende organisatie en data
Een lerende organisatie is geen doel, maar een middel. Een middel om klanten beter van dienst te kunnen zijn en daarmee de continuïteit van de organisatie garanderen. Dat is het echte doel. Het is belangrijk dit doel ook voor ogen te houden.
Werkprocessen, structuren en manier van samenwerken bepalen of klanten tevreden zijn over de geleverde kwaliteit van producten en/of diensten. De effectief lerende organisatie draagt hieraan bij.
Leren kun je op verschillende manieren. Je kunt veel leren van de prestaties (en fouten) in het verleden. Die data zijn beschikbaar in het bedrijf. Of die data ook benut wordt, is de vraag. Daar ligt een potentieel aan verbetermogelijkheden.
Hoewel de lerende organisatie nog veel breder kan worden gedefinieerd, gaat deze blog over de inzet van (eigen) data.

Data registreren en verzamelen is de normaalste zaak in bedrijven. Voor de salarisadministratie is het belangrijk te weten of iemand aan- of afwezig is geweest op een bepaalde dag. Een eenvoudig voorbeeld van een alledaagse registratie. Zo zijn urenregistratie in een productie-omgeving en registratie van pakbonnen registraties die plaatsvinden voor het managen van het operationele proces. Dat is het primaire doel. Er ligt echter een schat aan (bedrijfs)informatie in deze registraties. Vaak merken wij dat deze onbenut is en dat is zonde. Hierin ligt veel ‘leerpotentieel’ voor organisaties. Populair gesteld: zo voor het oprapen!
Als er acute vraagstukken zijn, waarvoor de registraties input bieden, zal deze zeker gebruikt worden. Dat heeft het kenmerk van een ‘brandje blussen’ en dat valt niet onder de ‘lerende organisatie’. Anders gezegd: de organisatie heeft niet geleerd van haar geregistreerde en verzamelde data. Ze loopt achter de feiten aan.

Wat kun jezelf al doen?
Het helpt om met een groep die het hele bedrijfsproces vertegenwoordigt, de registraties in kaart te brengen die per proces gedaan worden. Als de processtappen helder zijn en de registraties beschreven, ontstaat er een eerste overzicht van de datastroom in jouw organisatie. De volgende stap is een inventarisatie van de gewenste informatie per betrokken deelnemer. Even helemaal los van wat er al is. De (persoonlijke) behoefte beschrijven. Als die worden bijgevoegd bij de processtappen, kunnen de verbanden worden gelegd tussen de registraties en informatiebehoeften. Dat is geen hogere wiskunde, maar gezond verstand! Het start met inzicht en overzicht.
Deze stappen zijn eenvoudig zelf te zetten en geven operationele handvatten. Ook registraties die worden gedaan zonder dat opvolging plaatsvindt, komen hiermee aan het licht. Dat zijn ook verspillingen.

Een stap verder
In een operationeel proces gaan zaken goed en fout. De focus ligt meestal op de zaken die niet goed gaan. Het is heel zinvol deze zaken te classificeren als ‘vermijdbare fouten’. Een registratie van die ‘vermijdbare fouten’ is een goudmijn aan verbeterpotentieel. Dat geldt alleen als er ook werkelijk iets mee wordt gedaan in de vorm van analyse van de beschikbare data, plaatsen in de juiste context en daaruit gerichte acties gaan uitvoeren. Het inrichten van een dergelijk systeem lijkt eenvoudig, maar vraagt nauwkeurigheid en discipline. Goede begeleiding en frequente aandacht zijn daarbij onontbeerlijk.

Een minder bekende manier van leren in organisaties is de leerpunten van successen expliciet te onderbouwen met data en deze te delen met collega’s. Helaas zijn we bijna gecultiveerd om te kijken naar wat niet goed gaat. Terwijl het leren van successen een minstens zo grote bijdrage levert aan die gewenste ‘lerende organisatie’. Vragen die hierbij horen zijn onder andere: ‘waarom is die specifieke werkmethode nu succesvol?’ of ‘welke procesvariabelen zorgen voor de succesvolle uitvoering?’ Ook die vragen kunnen met beschikbare bedrijfsdata onderbouwd worden.
Een vervolgstap is het beschrijven van de ‘best practices’ voor bepaalde problemen of processen. Als dat actief met de betrokkenen wordt gedeeld op frequente wijze, dan ontstaat een ‘lerende organisatie’. Het mooie hiervan is dat de behoefte vanuit de organisatie aangewakkerd wordt als hen ook helpt in hun dagelijkse werkzaamheden. Het motiveert meer dan te horen wat fout gegaan is of beter moet een volgende keer. Hoewel het heel logisch klinkt, is het opzetten, volhouden en vernieuwen van een dergelijke manier van kennis over dragen een intensieve taak. Dat is de reden dat organisaties die ‘de lerende organisatie’ serieus nemen, het als strategisch doel hebben opgenomen en daarvoor de middelen ter beschikking stellen. Niet alleen ‘hardware’, maar vooral tijd en aandacht.

Tot slot
Het gebruiken van data om van te leren is niet nieuw en ook geen ‘hogere wiskunde’. Echter het goed en constant inzetten van deze data voor een ‘lerende organisatie’ vraagt in de praktijk tijd, aandacht en begeleiding. Dat lukt niet altijd met eigen middelen. Impact by Data ondersteunt organisaties om data in te zetten voor het continu verbeteren van haar processen. Daar hoort de ‘lerende organisatie’ zeker bij! Interesse in een vrijblijvend gesprek over wat Impact by Data kan betekenen voor jouw organisatie, mail dan info@impactbydata.nl of kijk op de website www.impactbydata.nl