Welke kansen biedt data driven voor mijn organisatie?

Welke kansen biedt data driven voor mijn organisatie?
donderdag 04 maart 2021

Datageletterdheid
Of een organisatie toe is aan een (meer) data gedreven besluitvorming en aansturing is niet zozeer een kwestie van data of informatiesystemen maar op de eerste plaats van mensen. Organisaties gebruiken een bont palet aan systemen die (desgewenst) grote hoeveelheden data genereren. Maar voelen de mensen in de organisatie zich vertrouwd met die data? Zijn zij in staat om data te lezen en te begrijpen? En durven zij -als uitkomst hiervan- op basis van data beslissingen te nemen? Allemaal aspecten van datageletterdheid.

Cijfermatig inzicht en het doorzien van onderlinge verbanden is misschien niet voor iedereen een tweede natuur, maar het is wel te leren. Zeker binnen het kader van de rol die iemand in een organisatie vervult. Cijfers gaan immers vooral leven zodra de relatie wordt gelegd met het eigen dagelijks werk. Bovendien groeit het vertrouwen in data wanneer bijvoorbeeld ‘een goed gevoel’ -over de afgelopen periode- uitdrukkelijk naar voren komt in de cijfers.

Relevantie en optimalisatie
In de praktijk blijkt dat er in organisaties eerder een overschot aan data is dan een tekort. Men raakt overspoeld en kiest ervoor om de overgrote deel aan data dan maar te negeren of zelfs te omzeilen. Daarmee gaat veel (in data verborgen) waarde helaas verloren.

De verschillende informatiesystemen en de zogenaamde KPI’s (Key Performance Indicators) vormen vaak een niet te ontwarren kluwen. Maar wat is nu echt ‘Key’? Welke indicatoren doen ertoe in relatie tot de doelstellingen van een organisatie en haar processen? Het is een kwestie van slimme keuzes maken op basis van relevantie, onderlinge verbanden, maar zeker ook van het hanteren van eenduidige definities over alle informatiesystemen heen.

De oplossing ligt niet op de eerste plaats in het aanschaffen van een nieuw informatiesysteem, maar het zo effectief gebruiken van bestaande systemen. In de loop van de tijd zijn informatiesystemen ingericht en vooral aangepast om steeds weer nieuwe activiteiten te ondersteunen. Dat is logisch want immers noodzakelijk om bijvoorbeeld in te spelen op veranderende marktomstandigheden. Dit vertroebelt op den duur wel het beeld aan informatie. Daarom is het van belang om op gezette tijden ‘de motor weer af te stellen’ en de systemen te optimaliseren zodat zij de actuele bedrijfsprocessen zo goed mogelijk ondersteunen.

Een ondersteunde cultuur
Het ontwikkelen van datageletterdheid en het optimaal gebruiken van (op de eerste plaats bestaande) systemen kan prima gelijk opgaan. Wat hierbij ondersteunt is een cultuur waarbij mensen nauw worden betrokken bij procesverbeteringen en innovatie en waarbij de expliciete relatie wordt gelegd met het gebruik van informatiesystemen en daaruit te genereren data.

Rapportages en systemen zijn niet langer voorbehouden aan een selecte groep binnen een organisatie maar worden een zaak van iedereen. Zo ontstaat er eigenaarschap van data en een verhoogde betrokkenheid bij (de bedrijfsvoering van de) organisatie. Dit stimuleert de motivatie om systemen correct te gebruiken en onder andere registraties zorgvuldig uit te voeren. De datakwaliteit neemt toe waarmee het fundament voor een echte data driven organisatie steeds steviger wordt.

Business Data Opportunity Scan
Om te kunnen bepalen welke kansen er binnen uw organisatie liggen door meer data gedreven werken is het zinvol om voor een concrete casus een Business Data Opportunity Scan te maken. Maak daarbij een keuze voor een thema waarvoor verbeteringen echt impact zullen hebben.

Een eerste praktijkvoorbeeld is een marge-analyse voor een producent in de food voor zijn verschillende afzetkanalen. Voor welke afzetkanaal wordt welke bruto-marge gerealiseerd en hoe staat dat in verhouding tot de sales en logistieke inspanningen? Een tweede voorbeeld is een analyse van transportbewegingen in de maakindustrie in relatie tot klantorders. Wat is de gemiddelde transportprijs per pallet en bestemming en wat zijn de potentiële besparingen in geval van een betere beladingsgraad?

Een concrete, impactvolle casus is herkenbaar, voorkomt dat ‘data driven’ een abstract begrip blijft en resulteert in concrete mogelijkheden tot verbetering en vernieuwing. Bovendien inspireert het tot data driven toepassingen op andere onderdelen van een organisatie.

Meestal bestaat er wel een onderbuikgevoel op welk vlak beter gebruik van data van meerwaarde kan zijn (bijv. marge-analyses, doorlooptijden, transportkosten). Door realisaties te vergelijken met de (achteraf) geoptimaliseerde situatie ontstaat inzicht in het realistische verbeterpotentieel. Of anders gesteld: ‘Wat en waar hebben we het in het verleden laten liggen?’ Belangrijker nog: ‘Hoe kunnen we het -met beter gebruik van data- in de toekomst beter doen.

Om dit potentieel te benutten is ontwikkeling van mensen en ander gebruik van middelen, waaronder systemen en data nodig. En vooral een optimale interactie daartussen! Het gaat dan om datageletterdheid enerzijds en een optimaal gebruik en inrichting van bestaande processen en informatiesystemen.

Een goede Business Data Opportunity Scan geeft onder meer inzicht in:

  • Het verbeterpotentieel in termen van interne en externe kansen, zowel kwalitatief als kwantitatief (bijv. markten, klanten, producten, marges, kosten, doorlooptijden).
  • Bijbehorende keuzes ten aanzien van te gebruiken data: ‘Wat is Key?’
  • De gevraagde invulling van datageletterdheid van iedere betrokkene (directie, management en medewerkers).
  • De benodigde procesverbeteringen en -innovatie.
  • De (nieuwe) eisen aan de informatiesystemen en datavoorziening.
Dit is een bijdrage van het ‘Impact by Data’. Meer informatie over de onderdelen van dit programma aan adviesdiensten en -producten, waaronder begeleiding bij en uitvoering van de Business Data Opportunity Scan vindt u op www.impactbydata.nl.